Comment gérer les réservations
Maîtrisez la gestion des réservations avec TrueBookings. Gérez les séjours, communiquez avec les voyageurs et maximisez vos revenus.
Accéder au tableau des réservations
La gestion commence dans le tableau de bord admin :
- Connectez-vous à l'admin TrueBookings
- Cliquez sur l'onglet Réservations pour voir toutes vos réservations
- Consultez les infos voyageur, les dates et le statut de paiement
- Statuts : confirmée, arrivée, départ, terminée ou annulée
Consulter vos réservations
Toutes les réservations sont confirmées automatiquement lorsque les voyageurs finalisent le paiement :
- Confirmation automatique : Aucune approbation n'est nécessaire lorsque le paiement aboutit
- Détails de la réservation : Informations du voyageur, dates, nombre de personnes et montant total
- Arrivée / départ : Marquez les arrivées et les départs
- Annuler des réservations : Les voyageurs sont remboursés selon votre politique d'annulation
Utiliser l'onglet Messages
Communiquez avec les voyageurs via l'onglet Messages :
- Voir les conversations : Tous les messages des voyageurs au même endroit
- Répondre aux voyageurs : Répondez aux questions sur votre logement
- Instructions d'arrivée : Emplacement des clés, codes d'accès, parking
- Règlement intérieur et conseils locaux : Partagez les consignes et les recommandations du quartier
Bonnes pratiques de communication
Une communication efficace renforce la confiance et réduit les problèmes :
- Répondez aux demandes sous 2 à 4 heures
- Restez courtois et professionnel
- Donnez des instructions d'arrivée claires
- Partagez un contact d'urgence pour les cas urgents
Préparation avant l'arrivée
Préparez les arrivées pour des check-in fluides :
- Vérifiez que tout est propre et en état de marche
- Envoyez un message de bienvenue 24 à 48 heures avant l'arrivée
- Partagez l'itinéraire, les codes ou les consignes de rendez-vous
- Rappelez les règles importantes du logement
Pendant le séjour
Entretenez de bonnes relations pendant le séjour :
- Faites un suivi après l'arrivée
- Répondez rapidement aux problèmes
- Respectez l'intimité sauf urgence
- Proposez des conseils locaux si on vous le demande
Après le départ
Terminez l'expérience après le check-out :
- Envoyez un message de remerciement
- Demandez poliment un avis si le séjour s'est bien passé
- Vérifiez d'éventuels dégâts et gérez les cautions rapidement
- Invitez les voyageurs satisfaits à réserver à nouveau
Conseil : réponses rapides
Utilisez l'onglet Messages pour répondre vite. Gardez des réponses types prêtes (instructions d'arrivée, règlement, recommandations locales) pour gagner du temps.
Gérer les annulations et les remboursements
Gérez les annulations de façon professionnelle et équitable :
- Connaissez et communiquez votre politique d'annulation
- Conservez les messages liés aux annulations
- Aidez à trouver d'autres dates lorsque c'est possible
Suivre vos réservations
Suivez le statut, les délais de réponse, le nombre de voyageurs (adultes, enfants, bébés, animaux) et les demandes particulières.
Questions fréquentes
Où voir les réservations entrantes ?
Utilisez l'onglet Réservations dans votre tableau de bord. Chaque réservation affiche les détails du voyageur, les dates et le statut pour tout gérer au même endroit.
Comment parler aux voyageurs ?
L'onglet Messages rassemble toutes les conversations. Répondez-y pour l'arrivée, le règlement intérieur ou les conseils locaux.